Privacybeleid

Kadesgo als verwerkingsverantwoordelijke

Kadesgo is onder meer verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met:

• bezoeken aan onze website;
• het aanmaken en beheren van KadesGo-accounts;
• proefperioden en abonnementen;
• facturatie en betalingen;
• vragen, demonstraties, ondersteuning en overige communicatie;
• de beveiliging, beschikbaarheid en verbetering van onze dienstverlening;
• onze eigen wettelijke en administratieve verplichtingen.

Kadesgo als verwerker

Zakelijke klanten gebruiken KadesGo om hun eigen bedrijfsprocessen te beheren. Zij kunnen daarbij persoonsgegevens van hun klanten, medewerkers en andere betrokkenen invoeren. Het betreffende reparatie- of servicebedrijf bepaalt waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt. Dat bedrijf is dan de verwerkingsverantwoordelijke en Kadesgo treedt op als verwerker.

Kadesgo verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de zakelijke klant en overeenkomstig de verwerkersovereenkomst. Wie een vraag heeft over gegevens die door een bedrijf in KadesGo zijn ingevoerd, kan zich daarom het beste eerst tot dat bedrijf wenden. Kadesgo ondersteunt zakelijke klanten bij het afhandelen van privacyverzoeken.

Afhankelijk van de manier waarop iemand KadesGo gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Website- en technische gegevens

• IP-adres, datum en tijdstip van een verzoek;
• browser-, apparaat- en besturingssysteemgegevens;
• bezochte pagina's en technische verzoekinformatie;
• foutmeldingen, beveiligingsmeldingen en loggegevens;
• taalvoorkeur;
• technische signalen voor spam- en misbruikpreventie wanneer een met reCAPTCHA beveiligd contact- of registratieformulier wordt gebruikt.

Account- en profielgegevens

• naam en e-mailadres;
• optionele profielfoto;
• gebruikers-ID, organisatie, functie of gebruikersrol;
• taal-, weergave- en andere gebruikersvoorkeuren;
• authenticatie-, sessie- en beveiligingsgegevens;
• informatie over het gebruik van functies binnen KadesGo.

Wachtwoorden worden via onze authenticatievoorziening beveiligd verwerkt. Kadesgo bewaart wachtwoorden niet als leesbare tekst.

Abonnements-, factuur- en betaalgegevens

• bedrijfsnaam en bedrijfsadres;
• naam en contactgegevens van de contactpersoon;
• KvK- en btw-gegevens indien van toepassing;
• gekozen abonnement, abonnementsstatus en factuurgegevens;
• betaalstatus, transactie-ID's en beperkte betaalmethodegegevens.

Betalingen worden verwerkt door Stripe. Kadesgo ontvangt in beginsel niet het volledige betaalkaart- of bankrekeningnummer. Stripe kan deze gegevens rechtstreeks verwerken voor het uitvoeren en beveiligen van betalingen en voor zijn eigen wettelijke verplichtingen.

Contact- en ondersteuningsgegevens

• naam, e-mailadres en eventuele andere contactgegevens;
• de inhoud van vragen, verzoeken en correspondentie;
• gegevens die vrijwillig worden meegestuurd om ondersteuning te kunnen bieden.

E-mail- en afleveringsgegevens

Voor transactionele e-mails kunnen wij onder meer het e-mailadres van de afzender en ontvanger, het verzendtijdstip, de afleverstatus, foutmeldingen, bounces en spamklachten verwerken. Kadesgo gebruikt geen open- of kliktracking en gebruikt momenteel geen nieuwsbrief.

Gegevens die zakelijke klanten invoeren

• namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers en bedrijfsgegevens van klanten;
• reparatie-, service-, product- en ticketgegevens;
• afspraken, agenda-informatie, statussen en herinneringen;
• omschrijvingen, notities, garantie- en factuurgegevens;
• digitale handtekeningen en akkoordverklaringen;
• documenten, afbeeldingen en andere bijlagen;
• toegewezen medewerkers en activiteitengeschiedenis.

• rechtstreeks van de betrokkene;
• van een beheerder of andere bevoegde gebruiker van de zakelijke klant;
• automatisch bij het bezoeken of gebruiken van de website of applicatie;
• via Stripe bij betalingen en abonnementen;
• via SendGrid bij de verzending en aflevering van e-mails;
• via Google reCAPTCHA wanneer het contact- of registratieformulier wordt beveiligd;
• doordat een zakelijke klant gegevens over zijn eigen klanten of medewerkers in KadesGo invoert.

Wanneer Kadesgo verwerkingsverantwoordelijke is, verwerken wij persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden en op basis van de daarbij genoemde AVG-grondslagen.

Wanneer Kadesgo als verwerker optreedt, bepaalt de zakelijke klant de toepasselijke grondslag. Kadesgo gebruikt door klanten ingevoerde persoonsgegevens niet voor eigen marketingdoeleinden. Sommige gegevens zijn noodzakelijk om een account of abonnement te kunnen leveren; zonder die gegevens kunnen wij de gevraagde dienst mogelijk niet aanbieden.

Taalvoorkeur

Wij gebruiken een functionele cookie om uw taalvoorkeur te onthouden. Deze cookie volgt bezoekers niet over verschillende websites en wordt niet voor advertenties gebruikt. De voorkeur wordt maximaal twaalf maanden bewaard, tenzij u de cookie eerder verwijdert.

Beveiliging van het contact- en registratieformulier

Op het contact- en registratieformulier gebruiken wij Google reCAPTCHA om spam, geautomatiseerde inzendingen en misbruik te voorkomen. Daarbij kunnen onder meer het IP-adres, browser- en apparaatgegevens, interactiegegevens en risicosignalen worden verwerkt. Wanneer reCAPTCHA wordt uitgevoerd, kan de noodzakelijke cookie _GRECAPTCHA worden geplaatst voor risicoanalyse.

Wij gebruiken reCAPTCHA op basis van ons gerechtvaardigde belang bij de beveiliging van onze website, het registratieproces en onze communicatie. De privacybeleidpagina zelf gebruikt of laadt geen reCAPTCHA.

Geen analytics of marketingcookies

KadesGo gebruikt momenteel geen analytische cookies of marketingcookies. Als wij later andere cookies of vergelijkbare technieken gebruiken, passen wij onze informatie vooraf aan en vragen wij toestemming waar dat wettelijk verplicht is.

KadesGo gebruikt Twilio SendGrid voor noodzakelijke account-, beveiligings-, ticket- en statusberichten. Afhankelijk van de instellingen van de zakelijke klant kunnen berichten vanaf een adres van de klant of vanaf een professioneel KadesGo-adres worden verzonden.

SendGrid verwerkt technische afleverinformatie, bijvoorbeeld of een bericht is verwerkt, afgeleverd, geweigerd of als spam is gemeld. Deze gegevens worden gebruikt voor verzending, probleemoplossing, beveiliging en het voorkomen van herhaalde verzending naar ongeldige of geblokkeerde adressen.

Kadesgo verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens. Wij verstrekken gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

De gekozen regio bepaalt waar primaire project- en applicatiegegevens worden opgeslagen. Leveranciers kunnen voor ondersteuning, beveiliging, wereldwijde levering of subverwerkers in beperkte gevallen vanuit andere landen toegang hebben. Websiteverzoeken kunnen bovendien via wereldwijd verspreide netwerk- of beveiligingslocaties worden geleid.

Wij kunnen gegevens ook delen met professionele adviseurs, accountants, verzekeraars, toezichthouders, opsporingsinstanties of andere bevoegde overheidsorganen wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Met leveranciers die namens Kadesgo verwerken, maken wij passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, verwerking en verwijdering.

De primaire Supabase- en AWS-regio's van KadesGo bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige leveranciers, gelieerde ondernemingen of subverwerkers kunnen persoonsgegevens echter buiten de EER verwerken, onder meer in de Verenigde Staten.

Wanneer gegevens worden doorgegeven naar een land zonder passend adequaatheidsbesluit, gebruiken wij passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordelen wij aanvullende technische en organisatorische maatregelen. Informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via info@kadesgo.com.

Kadesgo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde noodzaak een langere bewaring vereist.

Wanneer een organisatiebeheerder het abonnement beëindigt en de organisatie laat wissen, worden ook de actieve gebruikersprofielen verwijderd. De uitzonderingen voor back-ups en wettelijk verplichte financiële administratie blijven van toepassing.

Een organisatiebeheerder kan gebruikers uit de eigen organisatie verwijderen. Daarbij worden de actieve authenticatie- en profielgegevens van de betreffende gebruiker gewist. Een beheerder kan ook het abonnement beëindigen en de actieve gegevens van de volledige organisatie, inclusief alle gebruikersprofielen, laten verwijderen.

Gebruikers zonder beheerrechten kunnen voor verwijdering contact opnemen met hun organisatiebeheerder of met Kadesgo. Verwijdering uit beveiligde back-ups vindt plaats door het verstrijken van de cyclus van maximaal zeven dagen. Factuur- en betaalgegevens die wettelijk moeten worden bewaard, worden niet verwijderd zolang de fiscale bewaartermijn loopt.

Kadesgo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde openbaarmaking en onrechtmatige wijziging of verwijdering. Afhankelijk van de verwerking gaat het onder meer om:

• versleutelde verbindingen en, waar toepasselijk, versleuteling van opgeslagen gegevens en back-ups;
• logische scheiding tussen organisaties;
• rol- en gebruikersgebonden toegangsrechten en minimale bevoegdheden;
• beveiligde authenticatie en sessiebeheer;
• netwerk- en applicatiebeveiliging via AWS WAF;
• monitoring, back-ups en procedures voor beveiligingsincidenten;
• contractuele beveiligingsafspraken met leveranciers.

Geen enkele digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen. Kadesgo beoordeelt zijn maatregelen daarom periodiek en past ze waar nodig aan.

Voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, heeft u het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en, waar van toepassing, over te dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

Stuur een verzoek naar info@kadesgo.com. Om misbruik te voorkomen, mogen wij redelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of omvangrijke verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u daar dan binnen de eerste maand over.

Gaat het om gegevens die een reparatie- of servicebedrijf in KadesGo heeft geplaatst? Richt uw verzoek dan eerst aan dat bedrijf. Het bedrijf is voor die verwerking doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke; Kadesgo ondersteunt het bedrijf waar nodig.

Kadesgo neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of iemand anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Kadesgo gebruikt persoonsgegevens niet voor profilering.

KadesGo wordt uitsluitend aangeboden voor zakelijke en beroepsmatige doeleinden aan reparatie- en servicebedrijven. De dienst is niet op kinderen gericht. Wie namens een onderneming een abonnement afsluit, moet bevoegd zijn die onderneming te vertegenwoordigen. Andere gebruikers krijgen toegang onder verantwoordelijkheid van de zakelijke klant.

Kadesgo verzamelt niet bewust rechtstreeks persoonsgegevens van kinderen voor eigen doeleinden. Een zakelijke klant kan bij zijn dienstverlening wel gegevens van een minderjarige klant invoeren. Die klant is verantwoordelijk voor een geldige grondslag, passende informatie aan de minderjarige of diens wettelijke vertegenwoordiger en naleving van toepasselijke regels. Kadesgo verwerkt zulke gegevens uitsluitend in opdracht van de zakelijke klant.

Kadesgo kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan staat wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij gebruikers daarnaast via de applicatie of per e-mail informeren.

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.